Hii Ndio Sababu NGO Zinapenda IBS Management

Kuendesha shirika lisilo la faida si kama kuendesha biashara. Ni ngumu zaidi.

Unajibu kwa wafadhili ambao kila mmoja ana muundo wake wa ripoti. Unasimamia miradi katika jamii za mbali ambapo muunganisho wa intaneti unabadilika. Unafanya kazi na timu ndogo chini ya uchunguzi mkali wa umma. Kila shilingi unayotumia lazima ihesabiwe — si kwa bodi yako tu, bali pia kwa jamii unazohudumia.

IBS Management haikujengwa kwa makampuni. Ilijengwa mahususi kwa mazingira ya uendeshaji wa mashirika yanayounda mabadiliko ya kijamii.

1. Ufuatiliaji wa Ruzuku na Bajeti ya Mradi

IBS Management inakupa moduli maalum ya usimamizi wa ruzuku inayofanya kila ruzuku kuwa ulimwengu wake wa kifedha:

Taarifa za P&L maalum kwa mradi — jua haswa kilichotumika kwa kila ruzuku, wakati wowote.
Ufuatiliaji wa bajeti dhidi ya uhalisia — unapokuwa 40% katika matumizi lakini 25% tu katika utekelezaji wa mradi, mfumo unasignali mara moja.
Ujumuishaji wa ruzuku nyingi — endesha miradi mitano kwa wakati mmoja na mgawanyo kamili wa fedha.

2. Ugawaji wa Fedha za Wafadhili na Uwazi

Dashibodi za fedha za wafadhili — muonekano wa moja kwa moja wa asilimia ya kila ruzuku iliyotumika, kwa nini, na kinachobaki.
Ulinzi wa fedha zilizowekwa — fedha zilizotengwa kwa vipengele maalum haziwezi kuainishwa tena kwa bahati mbaya.
Ripoti za haraka za wafadhili — tengeneza muhtasari wa kifedha maalum wa mfadhili kwa sekunde.
Mkondo kamili wa ukaguzi — kila muamala, kila idhini inawekwa muda na kuhusishwa na mtumiaji aliyetajwa.

3. Mtiririko wa Idhini ya Mahitaji — Hakuna Minyororo ya Karatasi Tena

IBS Management inabadilisha mnyororo huu wa karatasi na mtiririko wa kidijitali wa mahitaji:

Wafanyakazi wanawasilisha maombi ya ununuzi kutoka kwa kifaa chochote, popote.
Maombi yanaelekezwa moja kwa moja kwa muidhinishaji anayefaa.
Timu za fedha zinaona mahitaji yanayosubiri, zinathibitisha upatikanaji wa bajeti, na kuidhinisha.
Mahitaji yaliyoidhinishwa yanatengeneza maagizo ya ununuzi moja kwa moja.

4. Ukaguzi wa Uzingatiaji — Tayari kwa Ukaguzi Kila Siku

Ripoti za uzingatiaji zilizojengwa awali zinazofaa mifumo ya kawaida ya wafadhili.
Udhibiti wa mgawanyiko wa majukumu — mtu anayeidhinisha malipo hawezi kuwa ndiye anayeyashughulikia.
Ripoti za uchanganuzi wa tofauti — alama mstari wowote wa bajeti ambapo matumizi yamekengeuka.
Upatanisho wa sarafu nyingi — USD, EUR, na GBP zinashughulikiwa kwa wakati mmoja.

5. Rejista ya Mali

Sajili kila mali ya shirika na tarehe ya ununuzi, gharama, eneo na ratiba ya kudidimia.
Fuatilia harakati za mali kati ya ofisi na maeneo ya shambani.
Pokea vikumbusho vya matengenezo kabla ya vifaa kuharibika.

6. Kuripoti Miradi Mingi

Kila mradi una nafasi yake maalum na nambari za bajeti tofauti.
Timu za fedha zinaona miradi yote katika dashibodi moja iliyounganishwa.
Wasimamizi wa programu wanaona data ya mradi wao tu.
Wakurugenzi wanapata ripoti zilizojumuishwa za miradi yote.

7. Uendeshaji Bila Intaneti — Uliojengwa Mahali NGO Zinapofanyia Kazi

IBS Management inafanya kazi bila intaneti kwa muundo.

Maafisa wa shamba wanaweza kurekodi miamala, kuwasilisha mahitaji, na kuingia shughuli bila muunganisho wa intaneti. Data inasawazisha moja kwa moja wakati muunganisho unarejeshwa.

8. Udhibiti wa Ufikio Kulingana na Jukumu

Eleza haswa data ambayo kila jukumu linaweza kuona, kuunda, kuhariri, au kufuta.
Tekeleza mgawanyo wa majukumu ya fedha katika kiwango cha mfumo.

9. Msaada wa Sarafu Nyingi

Weka vitabu katika sarafu yako ya msingi huku ukiingiza ruzuku katika sarafu zao za asili.
Weka viwango vya ubadilishaji moja kwa moja tarehe ya muamala.

10. Bei Maalum ya NGO

Punguzo la 75% la maisha yote kwa ada za leseni za kawaida kwa NGO zinazostahili.
Jaribio la miezi 12 bila malipo — tumia IBS Management kwa uzalishaji kamili kwa mwaka kabla ya kujitolea.
Msaada maalum wa utekelezaji — timu yetu ya Afrika Mashariki itakusaidia bila gharama za ziada.

IBS Management ilijengwa Rwanda, na timu ya wataalamu wa teknolojia wa Afrika Mashariki.

Weka demo ya bure leo.

NGO Impact Dashboard