É por isso que as ONGs amam o IBS Management
Gerir uma organização não governamental é mais difícil do que gerir uma empresa.
Presta contas a doadores que têm os seus próprios formatos de relatórios. Gere projetos em comunidades remotas onde a conectividade à internet é intermitente. Opera com equipas reduzidas sob intenso escrutínio público. Cada franco, xelim e naira que gasta tem de ser justificado — não só perante o seu conselho, mas também perante as comunidades que serve.
O IBS Management não foi concebido para empresas. Foi construído especificamente para as realidades operacionais das organizações que existem para criar mudança social.
1. Acompanhamento de subvenções e orçamentos de projetos
O IBS Management oferece-lhe um módulo dedicado à gestão de subvenções que trata cada subvenção como o seu próprio universo financeiro:
- Demonstrações de resultados específicas do projeto — saiba exatamente o que foi gasto em cada subvenção, a qualquer momento.
- Acompanhamento orçamento/realizado em tempo real — quando está a 40% nos gastos mas apenas a 25% na entrega do projeto, o sistema sinaliza imediatamente.
- Consolidação de múltiplas subvenções — gira cinco projetos em simultâneo com separação completa de fundos.
2. Alocação de fundos de doadores e transparência
- Dashboards de fundos de doadores em tempo real — uma vista ao vivo da percentagem de cada subvenção gasta, em quê, e o que sobra.
- Proteção de fundos afetados — fundos alocados a componentes específicos do projeto não podem ser reclassificados acidentalmente.
- Relatórios instantâneos para doadores — gere resumos financeiros específicos do doador em segundos.
- Trilha de auditoria completa — cada transação, cada aprovação é carimbada com hora e atribuída a um utilizador nomeado.
3. Fluxos de trabalho de aprovação de requisições
- O pessoal submete pedidos de compra a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar.
- Os pedidos são encaminhados automaticamente para o aprovador apropriado.
- As equipas financeiras verificam a disponibilidade do orçamento em tempo real.
- As requisições aprovadas geram automaticamente ordens de compra vinculadas ao código de subvenção correto.
4. Auditoria de conformidade — Pronto para auditoria todos os dias
- Relatórios de conformidade pré-construídos adaptados a estruturas comuns de doadores.
- Controlos de segregação de funções — a pessoa que aprova um pagamento não pode ser a mesma que o processa.
- Relatórios de análise de variância — sinalize automaticamente qualquer linha orçamental onde os gastos tenham desviado.
- Reconciliação de múltiplas moedas — USD, EUR e GBP geridos simultaneamente.
5. Registo de ativos
- Registe cada ativo organizacional com a sua data de compra, custo, localização e calendário de amortização.
- Acompanhe o movimento de ativos entre escritórios e locais de campo.
- Receba lembretes de manutenção antes que os equipamentos falhem.
6. Relatórios de múltiplos projetos
- Cada projeto tem o seu próprio espaço de trabalho dedicado com códigos orçamentais separados.
- As equipas financeiras veem todos os projetos num painel de controlo unificado.
- Os gestores de programa veem apenas os dados do seu projeto.
7. Funcionamento offline — Construído para onde as ONGs realmente trabalham
O IBS Management funciona offline por design.
Os agentes de campo podem registar transações e submeter requisições sem ligação à internet. Os dados sincronizam automaticamente quando a conectividade é restaurada.
8. Controlo de acesso baseado em funções
- Defina exatamente que dados cada função pode ver, criar, editar ou eliminar.
- Aplique a segregação de funções financeiras ao nível do sistema.
9. Suporte multidivisa
- Mantenha os livros na sua moeda funcional enquanto regista subvenções nas suas moedas originais.
- Aplique taxas de câmbio automaticamente na data da transação.
10. Preços especiais para ONGs
- 75% de desconto vitalício nas taxas de licença standard para ONGs qualificadas.
- Teste gratuito de 12 meses — utilize o IBS Management em produção completa durante um ano antes de se comprometer.
- Suporte de implementação dedicado — a nossa equipa de especialistas da África Oriental guiá-lo-á sem custos adicionais.
O IBS Management foi construído no Ruanda, por uma equipa de tecnólogos da África Oriental.
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