Voici pourquoi les ONG adorent IBS Management

Gérer une organisation non gouvernementale, c'est plus difficile que gérer une entreprise.

Vous devez rendre des comptes à des bailleurs de fonds qui ont chacun leurs propres formats de rapport. Vous gérez des projets dans des communautés isolées où la connectivité internet est aléatoire. Vous opérez avec des équipes réduites sous une surveillance publique intense. Chaque franc, shilling et naira dépensé doit être justifié — non seulement auprès de votre conseil d'administration, mais aussi auprès des communautés que vous servez.

IBS Management n'a pas été conçu pour les entreprises. Il a été conçu spécifiquement pour les réalités opérationnelles des organisations qui existent pour créer un changement social.

1. Suivi des subventions et budgets de projet

IBS Management vous offre un module dédié à la gestion des subventions qui traite chaque subvention comme son propre univers financier :

Comptes de résultat par projet — connaissez exactement ce qui a été dépensé sur chaque subvention, à tout moment.
Suivi budget/réalisé en temps réel — dès que vous êtes à 40 % des dépenses mais seulement à 25 % de la livraison du projet, le système le signale immédiatement.
Consolidation multi-subventions — gérez cinq projets simultanément avec une séparation complète des fonds.
Classification des dépenses par catégorie de bailleur — parce que le Bailleur A appelle ça "Livraison de programme" et le Bailleur B "Activités de terrain directes." IBS gère les deux simultanément.

2. Allocation des fonds des donateurs et transparence

Tableaux de bord en temps réel — une vue en direct du pourcentage de chaque subvention dépensé, sur quoi, et ce qui reste.
Protection des fonds affectés — les fonds alloués à des composantes spécifiques du projet ne peuvent pas être reclassés accidentellement.
Rapports instantanés pour les bailleurs — générez des résumés financiers spécifiques aux bailleurs en quelques secondes.
Piste d'audit complète — chaque transaction, chaque approbation est horodatée et attribuée à un utilisateur nommé.

3. Flux de travail d'approbation des réquisitions

IBS Management remplace la chaîne de papier par un flux de travail numérique de réquisition :

Le personnel soumet des demandes d'achat depuis n'importe quel appareil.
Les demandes sont automatiquement acheminées vers l'approbateur approprié.
Les équipes financières vérifient la disponibilité budgétaire en temps réel.
Les réquisitions approuvées génèrent automatiquement des bons de commande liés au bon code de subvention.

4. Audit de conformité — Prêt pour l'audit chaque jour de l'année

Rapports de conformité prédéfinis adaptés aux cadres communs des bailleurs.
Contrôles de séparation des tâches — la personne qui approuve un paiement ne peut pas être celle qui le traite.
Rapports d'analyse des écarts — signalez automatiquement toute ligne budgétaire où les dépenses ont dévié.
Réconciliation multi-devises — USD, EUR et GBP gérés simultanément.

5. Registre des actifs

Enregistrez chaque actif organisationnel avec sa date d'achat, son coût, son emplacement et son calendrier d'amortissement.
Suivez les mouvements d'actifs entre bureaux et sites de terrain.
Recevez des rappels de maintenance avant que l'équipement ne tombe en panne.
Générez des rapports d'amortissement pour des états financiers précis.

6. Rapports multi-projets

Chaque projet a son propre espace de travail dédié avec des codes budgétaires séparés.
Les équipes financières voient tous les projets dans un tableau de bord unifié.
Les managers de programme ne voient que les données de leur projet.
Les dirigeants obtiennent des rapports consolidés multi-projets.

7. Fonctionnement hors ligne — Construit pour là où les ONG travaillent vraiment

Les systèmes ERP d'entreprise supposent une connectivité internet fiable et à haute vitesse. Les ONG opèrent dans des endroits où la connectivité est inexistante.

IBS Management fonctionne hors ligne par conception.

Les agents de terrain peuvent enregistrer des transactions et soumettre des réquisitions sans connexion internet. Lorsque la connectivité est rétablie, les données se synchronisent automatiquement.

8. Contrôle d'accès basé sur les rôles

Définissez exactement quelles données chaque rôle peut consulter, créer, modifier ou supprimer.
Contrôlez quels modules financiers chaque membre de l'équipe peut accéder.
Appliquez la séparation des fonctions financières au niveau du système.

9. Support multi-devises

Tenez des livres dans votre devise fonctionnelle tout en enregistrant les subventions dans leurs devises d'origine.
Appliquez automatiquement les taux de change à la date de transaction.
Générez des rapports de gains/pertes en devises étrangères.

10. Tarification spéciale ONG

75 % de réduction à vie sur les frais de licence standard pour les ONG enregistrées éligibles.
Essai gratuit de 12 mois — utilisez IBS Management en production complète pendant un an avant de vous engager.
Support d'implémentation dédié — notre équipe vous accompagne sans frais supplémentaires.

IBS Management a été conçu au Rwanda, par une équipe de technologues est-africains. Nous comprenons les cadres S&E, les exigences de sous-subvention USAID, les normes de rapport financier de l'UE et les réalités opérationnelles des portefeuilles multi-bailleurs.

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