Esta es la razón por la que las ONG aman IBS Management
Gestionar una organización no gubernamental es más difícil que gestionar una empresa.
Usted rinde cuentas a donantes que tienen sus propios formatos de informes. Gestiona proyectos en comunidades remotas donde la conectividad a internet es intermitente. Opera con equipos reducidos bajo un intenso escrutinio público. Cada franco, chelín y naira que gasta debe justificarse — no solo ante su junta, sino también ante las comunidades a las que sirve.
IBS Management no fue diseñado para empresas. Fue construido específicamente para las realidades operativas de las organizaciones que existen para crear cambio social.
1. Seguimiento de subvenciones y presupuestos de proyectos
IBS Management le ofrece un módulo dedicado a la gestión de subvenciones que trata cada subvención como su propio universo financiero:
- Estados de resultados específicos del proyecto — sepa exactamente lo que se gastó en cada subvención, en cualquier momento.
- Seguimiento presupuesto/real en tiempo real — cuando está al 40% en gastos pero solo al 25% en la entrega del proyecto, el sistema lo señala de inmediato.
- Consolidación de múltiples subvenciones — gestione cinco proyectos simultáneamente con separación completa de fondos.
- Clasificación de gastos por categoría del donante — porque el Donante A lo llama "Entrega del Programa" y el Donante B lo llama "Actividades de campo directas." IBS gestiona ambos simultáneamente.
2. Asignación de fondos de donantes y transparencia
- Paneles de control de fondos de donantes en tiempo real — una vista en vivo del porcentaje de cada subvención gastado, en qué, y lo que queda.
- Protección de fondos asignados — los fondos asignados a componentes específicos del proyecto no pueden reclasificarse accidentalmente.
- Informes instantáneos para donantes — genere resúmenes financieros específicos del donante en segundos.
- Pista de auditoría completa — cada transacción, cada aprobación está marcada con hora y atribuida a un usuario nombrado.
3. Flujos de trabajo de aprobación de requisiciones
IBS Management reemplaza la cadena de papel con un flujo de trabajo digital de requisiciones:
- El personal envía solicitudes de compra desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar.
- Las solicitudes se dirigen automáticamente al aprobador apropiado.
- Los equipos financieros verifican la disponibilidad del presupuesto en tiempo real y aprueban o marcan.
- Las requisiciones aprobadas generan órdenes de compra automáticamente vinculadas al código de subvención correcto.
4. Auditoría de cumplimiento — Listo para auditoría todos los días
- Informes de cumplimiento prediseñados adaptados a marcos comunes de donantes.
- Controles de segregación de funciones — la persona que aprueba un pago no puede ser la misma que lo procesa.
- Informes de análisis de varianza — marque automáticamente cualquier línea presupuestaria donde el gasto haya desviado.
- Reconciliación de múltiples monedas — USD, EUR y GBP gestionados simultáneamente.
5. Registro de activos
- Registre cada activo organizacional con su fecha de compra, costo, ubicación y programa de depreciación.
- Realice un seguimiento del movimiento de activos entre oficinas y sitios de campo.
- Reciba recordatorios de mantenimiento antes de que el equipo falle.
6. Informes de múltiples proyectos
- Cada proyecto tiene su propio espacio de trabajo dedicado con códigos presupuestarios separados.
- Los equipos financieros ven todos los proyectos en un panel de control unificado.
- Los gerentes de programa solo ven los datos de su proyecto.
- Los ejecutivos obtienen informes consolidados de múltiples proyectos.
7. Funcionamiento sin conexión — Construido para donde trabajan realmente las ONG
IBS Management funciona sin conexión por diseño.
Los oficiales de campo pueden registrar transacciones y enviar requisiciones sin conexión a internet. Los datos se sincronizan automáticamente cuando se restablece la conectividad.
8. Control de acceso basado en roles
- Defina exactamente qué datos puede ver, crear, editar o eliminar cada rol.
- Aplique la segregación de funciones financieras a nivel del sistema.
9. Soporte multidivisa
- Mantenga libros en su moneda funcional mientras registra subvenciones en sus monedas originales.
- Aplique tasas de cambio automáticamente en la fecha de la transacción.
10. Precios especiales para ONG
- 75% de descuento de por vida en las tarifas de licencia estándar para ONG calificadas.
- Prueba gratuita de 12 meses — use IBS Management en producción completa durante un año antes de comprometerse.
- Soporte de implementación dedicado — nuestro equipo de especialistas de África Oriental lo guiará sin costo adicional.
IBS Management fue construido en Ruanda, por un equipo de tecnólogos de África Oriental.
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